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Legalidad - Colombia
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Concepto 105489 de 24-12-2007
Publicado: 24 de Diciembre de 2007

Concepto 105489
24-12-2007
DIAN


Tema: Retención
Descriptor: Certificados diferentes de ingresos laborales. Expedición de certificados en Medios Electrónicos.


Referencia: consulta radicada bajo el número 906443 de 03/10/2007
De conformidad con el artículo 11 del decreto 1265 de 1999 y el artículo 10 de la resolución 1618 del 22 de febrero de 2006, este Despacho es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

Tema: Retención en la fuente
Descriptores: Certificado de retencion en la fuente certificados diferentes de ingreso laborales - Expedición de certificados
Fuentes Formales: Estatuto Tributario, artículo 381 Decreto 836 de 1991, artículo 10 Decreto 380 de 1996, artículos 6 y 7

PROBLEMA JURÍDICO:
¿Se puede entender cumplida la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente , por conceptos diferentes a ingresos laborales, con su generación en medios electrónicos para ser impresos por los interesados a través de internet o entregados por el agente de retención cuando éstos lo solicitan?

TESIS JURÍDICA:
Se entiende cumplida la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, por conceptos diferentes a ingresos laborales, con su generación en medios electrónicos para ser impresos por los interesados a través de internet o entregados por el agente de retención cuando éstos lo solicitan.

INTERPRETACIÓN JURÍDICA:
Dentro de las obligaciones de los agentes de retención en la fuente se encuentran las de expedir y entregar los certificados de retención a los sujetos pasivos de los diferentes impuestos, así lo dispone el artículo 381 del Estatuto Tributario y el artículo 6 del Decreto 380 de 1996, en relación con los impuestos sobre la renta y ventas, respectivamente.

Como uno de los requisitos que deben contener los certificados se encuentra la firma del pagador o del agente de retención en el caso de las retenciones practicadas a título del impuesto sobre la renta y la firma del agente retenedor y su identificación para las retenciones en la fuente practicadas a título del impuesto sobre las ventas, atendiendo las voces del mismo artículo 381 citado para el primero y del artículo 7 del decreto 380 de 1996, para el segundo.

No obstante lo anterior, el Gobierno Nacional estableció excepciones para la expedición y entrega de los certificados objeto de estudio sin la firma de quienes se encuentran obligados a ello, en el evento en que el agente retenedor los elabore en forma continua impresos por computador, así lo dispone el artículo 10 del decreto 836 de 1991 y el parágrafo del artículo 7º del Decreto 380 de 1996.

Respecto del alcance de la obligación de expedir los certificados esta Oficina se pronunció en el concepto Nº 042897 de 1996, y señaló que “…Teniendo en cuenta la acepción de la expresión, encontramos que la obligación de expedir el certificado conlleva la de extenderlo por escrito con las formalidades acostumbradas; es decir, la disposición hace referencia a la elaboración del documento únicamente, sin que de ello derive la obligación para el agente retenedor de enviarlo a las personas a quienes se les haya efectuado la retención…”, por tanto, la generación de los archivos y su conservación en medios electrónicos o magnéticos de los certificados (con excepción de los expedidos por ingresos laborales), con el cumplimiento de los requisitos legales, por parte de los agentes de retención, para ser entregados a los interesados dentro de la oportunidad legal satisface la obligación de expedirlos, conforme se pronunció este despacho en el concepto Nº 048469 de 2001.

La entrega de los certificados de retención, por conceptos diferentes a ingresos laborales, como otra de las obligaciones del agente retenedor corresponde a la culminación del proceso de expedición, el cual se circunscribe a la materialización del documento y recibo por parte del interesado, el cuál, como se anotó anteriormente, pueden ser entregados sin la firma del pagador o agente de retención, cuando son expedidos por las personas jurídicas a través de computador.
El avance tecnológico permite que los documentos que se encuentran almacenados en medios magnéticos o electrónicos puedan ser impresos en cualquier parte utilizando el computador, ya sea en la sede del agente de retención o en la sede del retenido , utilizando para ello cualquier medio de acceso a los archivos que los contienen, como las páginas WEB; en consecuencia, se considera que la puesta a disposición de los interesados para sea (sic) impresos por estos, los archivos que contienen los certificados de retención -por conceptos diferentes a ingresos laborales-, satisfacen de igual manera el cumplimiento de la obligación de entregarlos sin la firma del pagador o agente retenedor, sin que por ello elimine la obligación al agente retenedor de entregar los certificados físicamente cuando los interesados personalmente así lo soliciten.

Por lo expuesto, en el sentido mencionado se aclara el concepto N° 018220 del 29 de marzo de 2004.

Atentamente,
CAMILO ANDRES RODRIGUEZ VARGAS.
Jefe Oficina Jurídica.